Om spendanalys

spendanalys utbildning

Vad är spendanalys


En spendanalys är en granskning av utbetalningar till externa leverantörer under vald period. Kortfattat förklarat är det är en analys av leverantörsreskontran ur ett inköpsperspektiv istället för ett ekonomiperspektiv.


Syftet med att jobba med spendanalys är att få en överblick över organisationens spend, bland annat inköpsområden, inköpsvolymer, leverantörer, inköpsmönster, beställare, fakturor, entreprenader etc.


Med en spendanalys kan du definiera organisationens mest strategiska leverantörer, organisationens viktigaste köpare samt organisationens inköpsmönster.


En spendanalys kan användas som grund för att analysera besparingspotentialer och potential för verksamhetsutveckling. Det kan leda till besparingar i rena pengar men även organisationsutveckling som t.ex. resursplanering och/eller omfördelning av personella resurser.


Genom att börja med att kategorisera organisationens spend får du en tydlig bild av i vilken kategori de största och möjligen de strategiskt mest viktiga affärerna finns samt vilka som är organisationens viktigaste leverantörer. Att definiera organisationens strategiskt mest viktiga leverantörer ger förutsättningar för tydlig leverantörsstyrning.

 

Varför spendanalys


Spendanalys skapar förutsättningar för strategiskt inköpsarbete.


En spendanalys ger en överblick över verksamhetens kostnadsutveckling samt visar detaljer avseende leverantörsutveckling och kategorier.


Spendanalyser ger dig kontroll över organisationens inköp och identifierar möjligheter för besparingar.


Spendanalys ger dig förutsättning att förstå vad som köps, för hur mycket och från vilka leverantörer. Analyser kan göras per kategori, leverantör eller transaktion. Det är även möjligt att analysera olika verksamheters inköpsmönster och jämföra dem mot andra verksamheter inom organisationen.


Spendanalys bidrar till att fler organisationer får kontroll på sin avtalsuppföljning och sina leverantörssamarbeten.


En spendanalys hjälper dig att rita upp en karta över företagets inköp.


Spendanalys kan användas både i privata företag och offentliga organisationer och myndigheter.


Att analysera sin spend och skapa rapporter med information om hur nuläget ser ut när det gäller organisationens inköp och leverantörsrelationer ger god insikt till intern ledning, kommunledning, koncernledning, politisk ledning osv. och/eller till andra intressenter såsom medborgare, media, anställda/medarbetare, budgetansvariga chefer osv.


I en spendanalys ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller hur stora kostnaderna för inköpen är och var i organisationen de sker. Spendanalys är en förutsättning för att forma en värdeskapande inköpsfunktion, där inköp är ett verktyg för måluppfyllelse.

Analysera dina inköp med spendanalys / inköpsanalys.


Spendanalys hjälper organisationer att proaktivt styra och managera inköp och inköpsområdet.

Spendanalys kan användas dels för att följa upp och korrigera vår inköpsverksamhet, dels för att identifiera nya möjligheter.


Vad visar en spendanalys


Spendanalys är en bild över din organisations inköps- och leverantörsmönster. Genom spendanalysen ser du hur stor din totala inköpsvolym är och hur den är fördelad på olika inköpsområden eller kategorier / inköpskategorier. Du ser vilka de största inköpsområden är och vilka övriga som finns i fallande ordning. Kategorierna delas upp i huvudkategorier och underkategorier och skapar tillsammans ett kategoriträd. Detta används i ditt arbete med kategoristyrning och spendanalys.


Spendanalysen visar hur många leverantörer organisationen har totalt och fördelat per inköpsområde. Du kan även se och analysera antal fakturor, fakturaintervaller, antal nya leverantörer, inköpsvolymer fördelat på verksamhet, leverantör, period osv. Med data /ekonomidata från organisationens ekonomisystem och/eller leverantörsreskontra kan du se och analysera datan inom olika affärsområden, inköpsområden, avdelningar, verksamheter, länder, fabriker.


En spendanalys besvarar frågor som vad köps? för hur mycket köper vi? Från vem köper vi? Vem köper? På vilket sätt köper vi? / Hur köper vi?


Det som skiljer spendanalysen från ett traditionellt ekonomiperspektiv är att den skär genom hela bolaget och visar inköps- och leverantörsmönster oavsett bolag, kostnadsställe, säte och land.


Exempel på analyser som kan göras / rapporter som kan redovisas genom spendanalys är andel pappersfakturor respektive e-fakturor (elektronisk fakturahantering, EFH), leverantörstrohet, avtalstrohet, volym med kategori, volym per leverantör, volym per period, inköpsvolym per verksamhet, paretoanalys /paretoprincipen / 80/20-regeln, beställningsvägar, e-handel, beställare osv.


Förenklat beskrivet så genomförs en spendanalys genom att en organisations hela inköpsvolym mappas in i olika inköpsområden, dvs. inköpen kategoriseras in i olika kategorier i ett kategoriträd med olika nivåer.


En spendanalys ger vetskap och informations om sin organisations inköps- och leverantörsmönster. Framför allt för att identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer, men även för att kunna korrigera det som inte fungerar som det ska i dagsläget. Det ger en övergripande och detaljerad bild av hur inköpen går till i organisationen.


Spendanalysens steg


Spendanalysprocessen kan sägas innehålla följande delsteg: Datainsamling, Datatvätt, rensning, Kategorisering, Rapportering, Visualisering


Arbetet inleds med datainsamling, dvs. data samlas in över alla gjorda köp under vald tidsperiod. Det går även att samla in uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. Insamlade data behöver sedan tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spenddata måste sedan kategoriseras, dvs. indelas i olika kategorier med likartade egenskaper. Sista steget är att skapa tydliga rapporter över datamängden och visualisera vad man har kommit fram till /resultatet.

 

Spendanalys bör göras regelbundet. Data kan snabbt bli inaktuell och leda till felaktiga slutsatser. För att kunna navigera efter sin inköpskarta är det viktigt att hålla den uppdaterad med aktuell information genom att arbeta proaktivt med sin spend.


Spendanalys kan sägas vara ett sätt att rita upp sin inköpskarta, som sedan används som hjälpmedel för att formulera inköpsstrategier, både allmänt och för specifika inköpskategorier.


Spendanalysen är en viktig grund i arbetet med kategoristyrning.


Utifrån spendanalysen kan man ta avstamp inför framtiden och t.ex. göra förutsägelser om framtida volymer, lägga budgetar, planera inköpsprojekt och så vidare.


Lite förenklat kan man säga att en spendanalys är ett utdrag ur leverantörsreskontran som man sedan analyserar utifrån en inköpares ögon snarare än en ekonoms.


Spendanalys är en grundförutsättning om du ska driva kategoristyrt inköpsarbete och ta tag i de besparingspotentialer som existerar. Spendanalysen ger en bild av nuläget som du senare kan mäta dina framgångar och resultat mot. Därutöver ger det dig en möjlighet att utveckla en vinnande inköpsstrategi för ditt företag / din organisation / upphandlande myndighet.


Med en spendanalys kan du kommunicera med din verksamhetsledning för att driva din inköpsavdelnings förändringsresa så att ni kan flytta fram er position